Для осуществления безопасного руководства своей компанией необходимо быть уверенным в качественном бухгалтерском учете. Как можно это делать с минимальным участием и не углубляясь в бухгалтерский учет?
Мы предлагаем Вам несколько точек контроля, на которые следует обращать свое внимание не реже 1 раза в квартал:
1. Регулярно заказывать из ИФНС и других контролирующих органов выписки об отсутствии налоговой задолженности.
Такой документ Вы можете распечатать самостоятельно или попросить бухгалтера.
2. Обратите внимание на то, как оформляются первичные документы.
Возьмите для примера несколько счетов-фактур и внимательно на них посмотрите.
Что там должно быть обязательно:
- номер и дата оформления счета-фактуры;
- наименование, адрес и ИНН покупателя;
- наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых платежей;
- наименование поставляемых товаров и единица измерения (при возможности ее указания);
- количество поставляемых по счету-фактуре товаров;
- цена за единицу измерения по договору без учета налога
- стоимость за все количество поставляемых по счету-фактуре товаров без налога;
- сумма акциза по подакцизным товарам;
- налоговая ставка;
- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
- стоимость всего количества поставляемых по счету-фактуре товаров с учетом суммы налога;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации.
Счет-фактура должен быть подписан директором и главным бухгалтером, либо другими сотрудниками организации-поставщика, уполномоченными на это доверенностью. Неправильно заполненные счета-фактуры - излюбленные ляпы проверяющих, так как это убирает НДС из вычета.
3. Как обстоят Ваши дела с кадровыми документами?
Обязательно проверьте их наличие. Оформлены ли они у Вас?
- Договоры с сотрудниками;
- Спецификация рабочих мест (раньше аттестация);
- Приказы на прием и увольнение;
- График отпусков;
- Штатное расписание;
Если трудовая инспекция проверит Вашу организацию первой, отсутствие этих документов может обернуться кроме не приятных бесед, штрафом в 30-50 тысяч рублей.
4. Давно ли Вы занимались контрагентами? Какие документы лежат в комплекте с договорами? Не похожи ли они на "фирмы-однодневки"?
На каждую из таких компаний следует иметь следующий комплект документов:
- Набор учредительных документов, заверенных печатью и подписью директора;
- Набор писем из регистрирующих органов (ФСС, статистики, ПФР, медстраха и т.п.);
- Выписка из ЕГРЮЛ (желательно ее запросить самостоятельно;
- Паспорт директора;
При наличии такого пакета, отстаивание правоты в судебных инстанциях и проверяющих органах, если контрагент все же окажется "редиской", значительно увеличит Ваши аргументы.
5. А что происходит в кассе? Как она ведется и правильно ли?
На предприятии должна вестись кассовая книга и отчеты кассира с подшитыми к ним приходными и расходными кассовыми ордерами. Обязательно посмотрите, соблюдение лимита кассы (он должен быть установлен самостоятьльно в начале года).
Не забываете! Если Вы или Ваши поставщики или покупатели обмениваетесь наличными, предельная сумма этих расчетов не должна превышать 100 тысяч по одной сделке. Штраф за нарушение не маленький (нарушение порядка ведения кассовых операций) в размере 30-40 тысяч рублей на организацию и 3-4 тысячи рублей на руководителя. И еще: нельзя купить один большой агрегат десятью договорами. Никто не поверит.
6. Работа с дебиторской и кредиторской задолженностью.
Не ленитесь не реже 1 раза в квартал запрашивать акты сверок от Ваших контрагентов. Могут иметь место значительные расхождения. Иногда случайно бывают учтены два раза одни и те же счета фактуры и по обеим принят НДС к вычету.
Проверяйте свою бухгалтерию до налоговой инспекции, это гораздо дешевле.
7. Не замыкайте бухгалтерский учет на одном человеке.
Мы думаем, что иногда стоит обращаться за помощью к сторонним организациям, не сосредотачивая все свое доверие на одном человеке. Он всего лишь человек. Может, не стоит делать сплошной аудит, но выборочный одного периода, не помешает. Это гораздо меньшие потери, чем штрафы при проверке. Если все «без сучка и задоринки» - уверенность в компетентности Вашего главного бухгалтера, сохранит вам нервную систему.
8. Вы можете не предоставлять бухгалтерам право «второй» подписи.
В случае, когда директор самостоятельно подписывает все важные документы, он постоянно контролирует действия бухгалтера и передвижение денежных средств фирмы. Клиент - банк с двумя ключами хорошее решение проблемы.
9. Подумайте, возможно, не стоит поручать ведение кадрового учета бухгалтерии?
Большинство пытается на этом сэкономить, а получается обратный результат, так как бухгалтерия часто перегружена и не успевает выполнять слишком большое количество задач одновременно. Допущенные ошибки оборачиваются штрафами от 30 тысяч рублей. Лучше придерживаться правила: "каждый профессионал своего дела" и брать на работу кадровика.
Этого, мы считаем, достаточно для точечного контроля ведения Вашей хозяйственной деятельности.
И напоследок...
Как Вы думаете, что должно быть в сейфе директора?
- Приказы о приеме и увольнении
- Должностные инструкции
- Договоры с сотрудниками
- Передаточные акты по электронной подписи (банковской)
- Печати
Удачи в реализации поставленных задач!