27.02 '2016
Евгения Одинцова    затраты на рекламу | налоги |

Договоры, акты, счета и платежки - вот необходимый перечень документов, подтверждающий любые расходы. Чем же реклама отличается?

Если опираться на законодательную базу, а именно на Налоговый кодекс РФ и ФЗ «О рекламе», особых требований нет. Для защиты своих интересов в суде вышеуказанных документов достаточно, но мне хочется расширить этот список, дабы не создавать прецедента.

Предлагаю обсудить максимальный пакет документов, а вы уж сами выберете, что из этого подходит именно для вашей ситуации.

Итак, в начале...

Набор документов для обоснования любого вида рекламы

ПРИКАЗ, ПЛАН РЕКЛАМНОЙ АКЦИИ, МАРКЕТИНГОВАЯ ПОЛИТИКА

Вот дополнительные документы в которых налоговый инспектор должен увидеть цели рекламной акции, какие товары или услуги планируется рекламировать, какие виды рекламы предполагается использовать, сроки и этапы проведения акция. Не плохо указать и на кого рассчитана акция и ожидаемый положительный эффект.

Гораздо проще обосновывать затраты на рекламу при наличии маркетинговой политики, т.к. это основополагающий документ по всем рекламным акциям компании. В нем излагаются стратегии продвижения товаров и правила проведения рекламных акций (может быть раздача образцов продукции, их списание и т.д.)

БЮДЖЕТ и СМЕТА

Идеально, если бюджет составлен на целый год, это подтверждает обдуманность рекламных расходов. Смета же рекомендую иметь на каждую рекламную акцию, в ней приводится перечень затрат и предполагаемые суммы.

ДОГОВОР и АКТ

Удобней, конечно, переложить создание этих документов на рекламное агентство, но не забудьте проверить в договоре наличие детально описанных услуг агентства, вида рекламы, сроков и места размещения. Не помешает приложить к договору техническое задание. Что касается акта сдачи-приемки услуг, то из него должно быть видно, что контрагент выполнил свои обязательства по договору. Необходимо перечислить услуги, которые вам оказали с указанием рекламируемой продукции, места и времени проведения акции и стоимости услуг агентства.

СЧЕТА-ФАКТУРЫ, ПЛАТЕЖИ

Необходимая первичка, про которую вообще нельзя забывать!

ОТЧЕТ О ПРОВЕДЕННОЙ АКЦИИ

Не важно, вы сами проводили мероприятие или рекламное агентство, но в отчете должны излагаться все подробности рекламной компании и к нему прикладываются все подтверждающие документы. Отчет можно заменить актом с подробным описанием всех проведенных мероприятий.

А теперь немного о документах, подтверждающих конкретные виды рекламы.

Реклама телевидении и радио - подтверждается эфирными справками телерадиостанций , с указанием даты времени и продолжительности трансляции рекламы. А так же экземпляр видео (аудио) ролика на диске.

Реклама в СМИ – экземпляр издания с размещенной рекламой.

Наружная реклама - разрешение муниципальных органов на установку рекламной конструкции. Акт ввода в эксплуатацию рекламной конструкции (если она собственная), передаточный акт (если арендована), акт сдачи-приемки услуг агента. В этих документах должны быть указаны адреса и схемы размещения рекламных конструкций. Фотоотчет.

Реклама на транспорте - сопровождается разрешением на право размещения рекламы на транспорте, справкой метрополитена о размещении рекламных материалов. Фотоотчет.

Участие в выставках - подтверждается документом подтверждающим регистрацию компании как участника выставки, выставочным каталогом, в котором компания указана в качестве участника, программой выставки, фотоотчетом.

Реклама в интернете - распечаткой страницы, на которой размещена реклама. Кстати о рекламе в интернете – их можно учитывать полностью, без нормирования, т.к. интернет относится к информационно-телекоммуникационным сетям общего пользования (ФЗ от 13.03.06 №38-ФЗ «О рекламе») и расходы на рекламу через телекоммуникационные сети учитывают на основании п.4 ст. 264 НК РФ полностью.

Раздача каталогов, буклетов, листовок, образцов продукции, дегустация - требует самого большого количества документов, а именно: приказ руководителя на каждую раздачу материалов, образцов (дегустацию) - это основание выдачи сотрудникам рекламных материалов и образцов, акт о списании продукции в рекламных целях (его составляют на основании отчетов о проведении рекламной акции), фото- или видеоотчет.

Иногда инспекторы запрашивают документы, которыми оформлена раздача образцов продукции конкретным получателям. Это уж перебор! Требование выполнить трудно, а в большинстве случаев, не возможно.

Советую ссылаться на постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.05.10г. по делу № А33-12996/2009.

В заключении хочу отметить основные моменты, про которые нужно помнить всегда:

  • несмотря на весеннюю забывчивость, всегда берите от агентства кроме акта документы подтверждающие размещение рекламы;
  • правила проведения рекламных акций фиксируйте письменно;
  • подтверждайте рекламные действия фото и видеоотчетами;